創業してから数年間の課題は、
安定品質と生産性向上でした。
というのも、
私自身に印刷生産現場の経験がないばかりか、
生産現場のスタッフも、
未経験者に近い状態でのスタートだったからです。
営業スタッフから、
「安心して営業できない」
「クレームが怖いから外注したい」
などの声が上がるたびに、
「営業も現場も誇れる会社にするためには、どうしたらいいか？」
を自問自答する日々でした。
創業から５年が経ち、
一通りの体制が整った頃、
さらなる成長の基盤作りのために取り組んだのが、
ＩＳＯ9001【国際標準化機構（ＩＳＯ）が定めた、製品・サービスの品質保証のための国際規格（標準を定めたもの）】でした。
当時、社員数は三十数名だったと思いますが、
９名のプロジェクトメンバーを選出し、2001年3月3日ひな祭りの日にキックオフしました。
その一部始終を綴った、
「ＩＳＯプロジェクト奮闘記」を当時のＷＥＢ上に記載していたのを思い出しました。
← 2001年当時のアーツ・ＷＥＢサイト
← サイトの左側を拡大してみると・・・
これは、
当時、プロジェクトの中核メンバーで、
事務局も努めてくれた「Ｍさん」が、プロジェクトの成功を願って始めたものでした。
今は、三児の母となり、東京で暮らしている「Ｍさん」。
彼女の頑張りがなければ、プロジェクトがどうなっていたか！？
と思えるほどの行動力でした。
ＩＳＯ9001認証取得を機に、
当社も一人前の会社へと脱皮できたように思います。
以下は、
「ＩＳＯプロジェクト奮闘記」の全文です。
私も当時を懐かしみながら読み返しました。
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■コンサル主催のセミナーに参加する！ （2001年1月某日）
ISO認証取得には多大な時間と労力を要し、何百ﾍﾟｰｼﾞものﾏﾆｭｱﾙ作成が必要・・
というのが、おぼろげながらのISOへの認識でした。
印刷会社でも、年々ISO認証取得企業が増え淘汰の時代がそこまでやっていきている。
とにかく、ISOへの理解を深めよう。そんな事からコンサルタント会社主催の
「大変じゃない！ＩＳＯ取得セミナー」へ参加する事になりました。
実際には３社ほどのセミナーに参加した所、説明される担当者は、皆さん強調して
おっしゃっていました。
「ＩＳＯ９００１認証取得は難しくありません！
あなたの会社の業務フローに規格を落とし込むという事です。」
「出来上がる製品に対してではなく、
製品を創りあげるシクミに対して是非を問われます！」
なるほど！
つくりあげるシクミ・・・
シクミ＝業務フローをより良くしていく事。アーツにとっても大切な事でした。
その事が、お客様の満足にもつながる訳ですから。
聞けば、ＩＳＯ認証取得の地も更新審査があって、年々つくりあげるシクミはより良いモノに
なっていく・・・
より詳細な内容を見てみると、ＩＳＯ９００１は’９４年度版から’００年度版へ改訂され、
サービス業にも摘要しやすい内容だという。
・社内業務フローを整える
・お客様により満足して頂く
取り組んでみよう。
話はまとまり、ご教授いただくコンサルタント会社も決まり、取得に向けて動き出しました。
■キックオフミーティング開催 （2001年03月03日）
ISOプロジェクト発足です。
代表者、営業部門、製造部門、制作部門、本社事務局を含む、総勢９名のメンバー。
毎回のミーティングにはコンサルタント会社より先生に
お越し頂く事となった。
・ＩＳＯって何だろう
・ＩＳＯ取得でどんなメリットがあるのか？
・どんなカタチで取得に至るのか？
まずは、概要を資料片手にご教授頂いた。
ホンネの感想・・
・要求事項？何の事か、いまいちよく分からない・・
・やっぱり大変なんじゃない？
・仕事が増えそうだ〜
こんな具合でございました。
次回は３月中旬より終日かけてミーティングが開催される事に・・
それまでは、まだなんとなくなイメージでいいかな。
■まずは要求事項の理解その1 （2001年03月17日）
今日から本格的にプロジェクト会議の開始です。
まずは、計画です。
何事も計画をたて、計画通りに実行し、運用しよう。
これにつきますね。
（取得までのスケジュールは「認証まで・・」のページを参照下さいませ。）
いよいよＩＳＯ９００１の要求事項の条文解説が始まりました。
一文ずつ、本読みと並行した条文の解説・・
睡魔との闘いです。
事務局は、議事録作成も忘れてはいけません。
先生からは、解説の合間に
「アーツさんではどうなっていますか？」
「次回までには考えておいて下さい」
と、やさしいお言葉を頂戴する。
とにかく先生がおっしゃる事を聞き漏らしてはいけまい！
ポイントを抑えなくては・・
「審査では〜」のポイントも分かりやすくまとめなくては！
しかし、初回での理解はせいぜい３０％にも満たない
のではなかったでしょうか。
どうして、これが大切なのか分からない。
要するに先生がおっしゃるポイントの意味が分からない
状態でありました。
？？はいつ消えるんだろう。
曖昧模糊で不安定な状態。
■要求事項の理解その2 （2001年3月24日）
前回に引き続き要求事項の解説とアーツ内業務との
比較を行う。
ISO規格の用語をアーツ内の用語に置き換えて考えれば
結構わかりやすい。
とにかく、社内の業務フローを全て棚卸ししてみる。
・営業部ではお客様からの受注から納品までのフロー
・制作部では設計に関わる業務フロー
・製造部では製品に仕上げる業務フロー
プロジェクト会議だけでは、決まらない。
この会議では、あらかじめ社内ミーティング上で
決まった事を挙げて
先生にアドバイスしてもらう事がよさそうだ。
結局、プロジェクト会議外に毎週水曜日は
「ＩＳＯの日」となった。
プロジェクトメンバー外の社員も顔をつきあわせて
あーでもない。こーでもない。と徹底的に意見交換。
とにかく
アーツだけの品質システムをつくりあげる事が
何よりも大切だ。
他社さんの事例はあまり参考にはならなさそうだ。
この頃、製造部内では
「ＩＳＯ９００１認証取得推進中」の垂れ幕が下がった。
■品質方針と品質目標を決める！ （2001年04月07日）
品質管理責任者も決める！
決めるという行為は気持ちがいいけれど・・
・目標は方針の基に計画を立て、実施し達成度を分析しなくちゃいけない
・管理責任者は、品質システムを最終的にチェックしなくちゃいけない。
そのシステムをルール化するには
やっぱり
マニュアルを作成するのが一番効果的だ。
ただのマニュアルでは意味がない。
使ってなんぼのマニュアルでないと。
・どんなマニュアルにするのか（業務別が部署別か？）
・５Ｗ１Ｈを抜けないように
・とにかく、何回もつくり直す姿勢で・・
・マニュアル作成するアプリケーションを統一する
・図を利用する
ワープロを使った事のない人もいるけれど
やっぱり、メンバー一人一人がつくっていく事に
意味がある。
とにかく次回までには
一度マニュアルを作ってみる
ああ、ワードは嫌い・・
エクセルでやろうっと
■業務マニュアルたたき台 （2001年04月21日）
前回から２週間の間にとにかく一度マニュアルをまとめて
みた。
それぞれが、慣れないパソコンに向かい
それなりに、つくってみたが・・
先生からは
「これはどういう意味ですか？」
「なぜ こうなっているのですか？」
「これでは、要求事項が備わっていませんね」
自分が担当した業務について、厳しいツッコミの連続
撃沈・・・
究極は「これで、本当にいいんですか？
「御社のシステムはこれでいいのですか？」
いいんですか・・と言われても
答えようがない。
でも、これは
先生の心のこもったアドバイスでした。
このシステムがＩＳＯを取得した後も
引き続き定着していく事が必須であること。
これが大切なんだという事を
教えて頂いていたのです。
■業務マニュアルの更新その１ （2001年05月02日）
結局
業務毎のマニュアルをつくる事になった。
1. 購買マニュアル（全セクション共通）
2. 営業マニュアル
3. 制作マニュアル
4. 製造マニュアル
5. ＳＳ部マニュアル
それぞれの業務フローを要求事項と照らし併せていく。
例えば
営業部門なら7.2.1〜
・顧客の要求事項レビューは何に記録しますか？
製造部門なら7.5.1〜
・品質に関わる設備についての管理は？
制作部門なら7.3〜
・アーツでは何が設計開発なのか？
といった具合。
各マニュアルに使用する用語を共通のものにする。
他部門の人が読んで分かりやすいものでないと
意味がない。
毎週のISO会議は、本当に大変・・
■業務マニュアル更新その２ −教育− （2001年05月19日）
マニュアル作成をすすめていく中できってもきれないのが
主語＝担当者
その人がどんな力量を持って、どんな責任と権限なのか。
規格でいうトコロの「教育・訓練」
アーツの品質システムをつかって作成した製品から
不適合を出さない為のしくみの一つ。
・何が出来ないといけないのか＝力量が明確になる
・出来ていないとどうするのか＝教育ｶﾘｷｭﾗﾑが明確になる
う〜ん、なる程。
又これも各業務マニュアルに落とし込む。
一つの業務マニュアルでも数頁に及ぶ事は避けがたい。
■品質マニュアルに挑むその３ （2001年06月02日）
あらかじめ、先生から「品質マニュアル」の見本を頂く
今回は見本に沿っての説明
・文書としてのＮＯがいる
・目次がいる
・要求事項の対応表がいる
・ｱｰﾂ品質ｼｽﾃﾑの概要図がいる
・各部門の責任と権限がいる
・是正予防処置
・等々
品質システムの核となる部分を記載するマニュアルの様だ
次回に続く
■品質マニュアルに挑むその４ （2001年06月09日）
ＩＳＯ９００１規格の目玉事項と言われる
「データ分析」「是正処置」について詳しく説明がある。
まずは、「データ分析」だ。
アーツの品質システムが効果的・友好的であることを
実証する為にデータ分析を行う。
・誰がどんなデータを収集して分析するのか？
・それは、いつなのか？
・どこで、皆さんに周知されるのか？
アーツのシステムが効果的・友好的であることの実証は
何において行うのがいいか
を意見交換。
次に「是正処置」だ。
是正とは、
・次に同じ問題が発生しない
・根本的な問題にいきあたったかどうか
問題解決能力なのだ・・
どういう手順で是正処置を行うのがいいか
品質管理責任者を中心に意見交換。
この手順は結構大切そうだ・・・
■品質マニュアル・業務マニュアルのチェック （2001年06月16日）
それぞれのマニュアルを総合チェックしていく
とにかく、業務マニュアルを完成する事に集中して
きた為、全体を見渡せていなかった事に気づく。
この辺りで「文書管理」大丈夫かな・・と不安に
なりだす。
文書の広義の意味と狭義の意味・・・
もう一度復習する。
しかし、統括的に管理するフローが出来ていない。
なんとなく、焦り出す・・
予定では７月１０日がシステム開始だ。
■品質システム導入直前 （2001年06月30日）
「品質マニュアル」が一冊に
「各業務マニュアル」が一冊に
なんとかカタチになると、喜びもひとしお。
でも本当にこれで運用していけるか
というのは、別問題・・
今はまだプロジェクトメンバーの者しか
ＩＳＯ品質システムを理解できていない。
社員全員に浸透していくには
時間がかかる。
コンサルの先生にもご協力頂いて
社内でＩＳＯ品質システム導入直前に向けての
セミナーを実施する事になる。
出来上がったマニュアルを初めて手にして
みんなは、
「ふ〜ん・・」
といった感じが正直な様子。
日頃やっている事
業務改善された事が
マニュアルに落とし込まれているのは、わかるが
要求事項であるとか
ＩＳＯ独特の用語については
分からなくて当たり前。
いい仕組みが絶えず浸透できるように・・
随時改訂が必要そうだ。
■内部監査の講義 （2001年07月07日）
７／１０よりシステム稼働とはなったが、
システムは絶えず変化していくもの。
内部監査についての詳細な説明を受ける。
内部監査というのは
自分の中で問題を見つけてそれを改善できるシクミを指す。
内部監査がうまく機能していれば、
・問題が確実に是正され
・システムが絶えず継続的な改善を遂げる
重要な項目で有ることは間違いない。
７月末に社内内部監査の練習を行う事になった。
今回の講義で
プロジェクトメンバー全員が
内部監査担当者であるという認証書を授かった。
これが、記録になるから大切に保管するとの事。
■いよいよ内部監査実施 初日 （2001年07月30日）
７／１０から稼動したシステムが機能しているかどうかの
内部監査実施です。
自分が担当する部署について
質問する項目をチェックリストにまとめてある。
チェックリストの質問項目は
要求事項にも対応していないといけない。
自分以外のセクションの業務について理解していないと
質問ができない。
チェックリスト作成の如何で内部監査機能の善し悪しを
左右するのか・・
とにかく相手にたくさんしゃべってもらわなければならない。
コンサルの先生に付き添ってもらい
こなしていく。
営業なら、レビュー項目や顧客預かり品、製品情報関連
製造なら、検査についてや不適合製品管理
制作なら、レビュー、検証、妥当性確認
「業務内容をカンタンに説明して下さい」
というのも効果的
にまとを絞って質問していく。
まだ稼動してから、１ヶ月もたっていない為、
キチンとした記録がない。
監査員も慣れていないので、時間がどんどん押していく。
初日が終了したのは、午後１０時を廻っていた。
■ああ、内部監査 ２日目 （2001年07月31日）
初日の反省を踏まえて
なんとか時間内に終えれるようにペースを上げる。
クロージィングミーティングでは
何が悪かったか？
・準備が万端ではなかった
何の？
・担当する部門業務の認識不足
・チェックリストの作り方が、いまいち
それは？
・要求事項の理解がまだ足りない・・
大丈夫なのか・・・
もう一度 要求事項対訳本とにらめっこ状態の
日々が始まる。
とりあえず、２日間お疲れさまでした。
■外部「内部監査」講習に参加する （2001年08月04日）
プロジェクトメンバーの内、一部で
２日間外部講習に参加する事になった。
実際に審査受ける審査期間から講師の方が派遣され
参加者は、全て同じコンサルの先生に
担当して頂いている同業者の方ばかり。
内容は
・要求事項の復習（これだけで、１日を要した！）
・内部監査の実習
内部監査を実施したばかりで臨んだのは当社だけ。
それだけに内容がスムーズに入ってくる。
スムーズに入ってくるのはいいけれど・・
今までの、要求事項の理解だけでは、とても足りないのじゃないか。
本当に現状のシステムで大丈夫なのか
ますます不安は増すばかり。
２日間の講習を終え
会社へ戻って、再度ミーティング。
外部の刺激をもって温度差が出来てしまっては
やはりよろしくない。
もう一度初心に立ち返って
自分達がつくりあげた、システムに自信を持って
取り組もう。と思い直す。
今年の夏は
例年以上に暑い いや 熱い！！
■もう一度内部監査 （2001年08月24日）
結局
システムの本番稼動は８／１となり
それ以降の記録としての内部監査をもう一度
練習の意味も込めて実施する。
今回は前回の反省点を改善すべく
それぞれに、要求事項も踏まえたチェックリストの作成に
取り組む。
事前準備は、ほぼ完璧（自分たちの中では）！
８／１からの記録やシステムの実施状況では監査する
項目としては不十分だが
それでも 内部監査担当員全員
頑張りました！
システム通りの内部監査実施がほぼ出来たのでは
ないかと思う。
不安が残るのは
問題を解決する為の是正。
プロジェクト発足から山あり谷あり
予備審査まであと１０日をきりました。
ああ 早く涼しい季節になって頂戴〜
もう熱望状態。
■初めてのマネジメントレビュー （2001年09月01日）
アーツのシステムが継続して改善される。
その問題なり改善項目をインプット情報として挙げる
・データ分析の結果
・内部監査の結果
・改善事項提案内容
・外部環境、内部環境の変化についての状況
しかし、現状で挙げられるものは
データ分析の一部と内部監査の結果のみ。
インプット情報を収集するには、やはり現状の
システムでは足りない部分がある。
これを 是正していく。
インプット情報に対してアウトプットを経営者が
出していくスタイル。
それを全て議事録に残す。
議事録はインプットに対してのアウトプットという
記載が良さそうだ。
しかしながら本当に良くできた経営ツールだと痛感する。
ＩＳＯをとる目的ではなく
アーツの経営品質を高める為のシクミとして
考えても、同じ思いだ。
予備審査直前に先生のおさらいがある。
緊張感を持続させるのは結構チカラがいる。
■直前対策！予備審査 （2001年09月05日）
予備審査直前に先生からおさらいを受ける
細かい指示をうけて
今回の予備審査に間に合わせるのか
改訂をとるか、決定していく。
審査会社への対応準備も忘れてはいけない。
予備審査の時は先生も立ち会って頂けるそうだ。
心強い！
しかし 「答える事はできません」
そりゃそうでした。
とにかくここまで
やるだけはやった！
どんとこい。
でございます。はい。
■いよいよ予備審査 （2001年09月07日）
ついにきました。予備審査
天候はどしゃぶり。
９月の声を聞いた途端 気温は下がり雨模様です。
すすめ方は内部監査の手順と殆ど同じでした。
オープニングミーティングに始まり
各部門担当者に質問をし
クロージングに終わる。
審査員の方曰く
「予備審査は練習ですからね。本審査を受ける会社さんか ら予備審査して下さい〜という依頼を受けてやるモノだ から、飲み物でも飲みながら気楽にやりましょう」との 事
じゃあ本審査の時は、もっと緊張するんじゃないの？
ああ本番さながらの練習の方が、いい気がするが。
相手の目をみてゆっくりと堂々と話す。答える。
「こうした方が望ましいんじゃないですか？」
と提案されると
どうしてもそうかなあ。と直感的に感じてしまう。
なんて素直なわたしたち。
終了後、
一時間程、審査員の方が審査項目をまとめて報告書を
作成して下さる。
その中に、指摘事項があれば確実に本審査までに
是正処置をとる必要がある。
実際には、すぐに是正をとって問題が解決するものと。
今一度考え直した方がよい項目があがった。
とにかく一山は超えた感覚。
本審査まではあと２ヶ月。
その間にもう一度内部監査とマネジメントレビューを
実施する。
ああ 飲みに行きたい〜
■再び内部監査 （2001年10月4日）
これで３回目の内部監査実施です。
今回はコンサルの先生もお立ち会い。
前回とは、担当者をガラッと入替、内部監査用のチェックリストも作成し臨みました。
業務内容に加えて、今回は記録を主に確認していく。
印モレや日付のモレ、厳しい目が光ります。
実施時間もポイントをついてこなしていった為
大幅に短縮。
終了後も自発的に報告書にまとめ
これは「指摘じゃないか？ん やっぱり提案レベルかなあ」と意見もどんどんと出てくる。
先生から一言
「別の会社にきたようですわ〜」
めずらしく、お褒めの一言。
人間褒められると、素直に嬉しい〜
この雰囲気だと、取得に向けての内部監査ではなくて
通常フローの一部としてうまく機能していけそうだ。
内部監査であがった、懸案事項が山ほどあるけど・・
■品質保障会議 （2001年10月13日）
全社員出席の品質保障会議です。
議長は品質管理責任者
主にデータ分析の報告、内部監査報告、改善事項や教育訓練、設備についてなど
マネジメントレビューのインプット項目を挙げ、アウトプットを残してゆく。
記録は議事録に残る・・・
実際にデータ分析をしてみると、不良の根本的原因やコストに関わる度合い、顧客満足度が数値で表れるから説得力がある。
それも、現場の担当者が分析をするから
より、今後に反映されやすい。
なかなか、通常のフローで新しく分析をしよう！といっても、出来ないが、ｉｓｏの仕組みを通じて、分析の楽しさを各々感じているようだ。
モノづくりが好きな社員ばかりだから、
自分で作り上げていく仕組みに、楽しさを見いだしている
んじゃないかと思う。
１０月末までに、マニュアルを再度見直して
１１月に入ったら、本審査は目前。
実りの季節にさしかかったところだ。
■本審査直前・・ （2001年11月10日）
来週はいよいよ本審査です。
今日はとにかく全社をあげて整理整頓！
マニュアルやら文書記録なども
最終確認です。
今日は暖かくすごしやすい一日。
日曜日をはさんで来週月曜日、本審査当日も
どうか すごしやすい日となりますように。
あと２日・・
プラス本審査３日
自分たちのやっている事に自信をもって
挑む姿勢あるのみ！
■本審査終了〜！！ （2001年11月14日）
とにかく、３日間の審査が終了しました。
結果は、審査期間へ自信をもってご推薦頂けるとの事。
ああああ本当によかった〜
審査員も大変良心的な方々で、これはアタリでした。
答え方まで、アドバイス頂けるのですから・・・
指摘はいくつか頂いたけど
それは、最初から予定されていた事が多く
これからの課題といった感じ・・・
ｉｓｏを通じてまずは、基盤ができた感じです。
今晩は、プロジェクトメンバーとコンサル先生との
打ち上げで〜す。
ああ嬉しい！
■認証取得しました！！ （2001年12月5日）
審査機関より
「おめでとうございます」コールを頂きました。
９９．９９９％大丈夫ですよ〜のお返事は頂いていましたが、正式のコールにはやっぱり嬉しいの一言。
翌週には、認証書一式たちが手元にやってくる。
せっかくの取得が無駄にならないように
これからが、大変かなあ。
← サイトの
