創業してから数年間の課題は、

安定品質と生産性向上でした。

 というのも、

私自身に印刷生産現場の経験がないばかりか、

生産現場のスタッフも、

未経験者に近い状態でのスタートだったからです。

営業スタッフから、

「安心して営業できない」

「クレームが怖いから外注したい」

などの声が上がるたびに、

「営業も現場も誇れる会社にするためには、どうしたらいいか？」

を自問自答する日々でした。

創業から５年が経ち、

一通りの体制が整った頃、

さらなる成長の基盤作りのために取り組んだのが、

ＩＳＯ9001【国際標準化機構（ＩＳＯ）が定めた、製品・サービスの品質保証のための国際規格（標準を定めたもの）】でした。

当時、社員数は三十数名だったと思いますが、

９名のプロジェクトメンバーを選出し、2001年3月3日ひな祭りの日にキックオフしました。

その一部始終を綴った、

「ＩＳＯプロジェクト奮闘記」を当時のＷＥＢ上に記載していたのを思い出しました。

　←　2001年当時のアーツ・ＷＥＢサイト

←　サイトの左側を拡大してみると・・・

これは、

当時、プロジェクトの中核メンバーで、

事務局も努めてくれた「Ｍさん」が、プロジェクトの成功を願って始めたものでした。

今は、三児の母となり、東京で暮らしている「Ｍさん」。

彼女の頑張りがなければ、プロジェクトがどうなっていたか！？

と思えるほどの行動力でした。

ＩＳＯ9001認証取得を機に、

当社も一人前の会社へと脱皮できたように思います。

以下は、

「ＩＳＯプロジェクト奮闘記」の全文です。

私も当時を懐かしみながら読み返しました。

　・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

■コンサル主催のセミナーに参加する！　（2001年1月某日）

ISO認証取得には多大な時間と労力を要し、何百ﾍﾟｰｼﾞものﾏﾆｭｱﾙ作成が必要・・
というのが、おぼろげながらのISOへの認識でした。

印刷会社でも、年々ISO認証取得企業が増え淘汰の時代がそこまでやっていきている。
とにかく、ISOへの理解を深めよう。そんな事からコンサルタント会社主催の
「大変じゃない！ＩＳＯ取得セミナー」へ参加する事になりました。

実際には３社ほどのセミナーに参加した所、説明される担当者は、皆さん強調して
おっしゃっていました。

「ＩＳＯ９００１認証取得は難しくありません！
あなたの会社の業務フローに規格を落とし込むという事です。」

「出来上がる製品に対してではなく、
製品を創りあげるシクミに対して是非を問われます！」

なるほど！
つくりあげるシクミ・・・
シクミ＝業務フローをより良くしていく事。アーツにとっても大切な事でした。
その事が、お客様の満足にもつながる訳ですから。
聞けば、ＩＳＯ認証取得の地も更新審査があって、年々つくりあげるシクミはより良いモノに
なっていく・・・
より詳細な内容を見てみると、ＩＳＯ９００１は’９４年度版から’００年度版へ改訂され、
サービス業にも摘要しやすい内容だという。

・社内業務フローを整える
・お客様により満足して頂く

取り組んでみよう。
話はまとまり、ご教授いただくコンサルタント会社も決まり、取得に向けて動き出しました。

 

■キックオフミーティング開催　（2001年03月03日）

ISOプロジェクト発足です。
代表者、営業部門、製造部門、制作部門、本社事務局を含む、総勢９名のメンバー。
毎回のミーティングにはコンサルタント会社より先生に
お越し頂く事となった。

・ＩＳＯって何だろう
・ＩＳＯ取得でどんなメリットがあるのか？
・どんなカタチで取得に至るのか？

まずは、概要を資料片手にご教授頂いた。

ホンネの感想・・
・要求事項？何の事か、いまいちよく分からない・・
・やっぱり大変なんじゃない？
・仕事が増えそうだ〜

こんな具合でございました。

次回は３月中旬より終日かけてミーティングが開催される事に・・
それまでは、まだなんとなくなイメージでいいかな。

 

■まずは要求事項の理解その1　（2001年03月17日）

今日から本格的にプロジェクト会議の開始です。

まずは、計画です。
何事も計画をたて、計画通りに実行し、運用しよう。
これにつきますね。

（取得までのスケジュールは「認証まで・・」のページを参照下さいませ。）

いよいよＩＳＯ９００１の要求事項の条文解説が始まりました。

一文ずつ、本読みと並行した条文の解説・・
睡魔との闘いです。
事務局は、議事録作成も忘れてはいけません。

先生からは、解説の合間に
「アーツさんではどうなっていますか？」
「次回までには考えておいて下さい」
と、やさしいお言葉を頂戴する。

とにかく先生がおっしゃる事を聞き漏らしてはいけまい！
ポイントを抑えなくては・・

「審査では〜」のポイントも分かりやすくまとめなくては！

しかし、初回での理解はせいぜい３０％にも満たない
のではなかったでしょうか。

どうして、これが大切なのか分からない。
要するに先生がおっしゃるポイントの意味が分からない
状態でありました。

？？はいつ消えるんだろう。
曖昧模糊で不安定な状態。

 

■要求事項の理解その2　（2001年3月24日）

前回に引き続き要求事項の解説とアーツ内業務との
比較を行う。

ISO規格の用語をアーツ内の用語に置き換えて考えれば
結構わかりやすい。

とにかく、社内の業務フローを全て棚卸ししてみる。
・営業部ではお客様からの受注から納品までのフロー
・制作部では設計に関わる業務フロー
・製造部では製品に仕上げる業務フロー

プロジェクト会議だけでは、決まらない。
この会議では、あらかじめ社内ミーティング上で
決まった事を挙げて
先生にアドバイスしてもらう事がよさそうだ。

結局、プロジェクト会議外に毎週水曜日は
「ＩＳＯの日」となった。
プロジェクトメンバー外の社員も顔をつきあわせて
あーでもない。こーでもない。と徹底的に意見交換。

とにかく
アーツだけの品質システムをつくりあげる事が
何よりも大切だ。
他社さんの事例はあまり参考にはならなさそうだ。

この頃、製造部内では
「ＩＳＯ９００１認証取得推進中」の垂れ幕が下がった。

 

■品質方針と品質目標を決める！　（2001年04月07日）

品質管理責任者も決める！

決めるという行為は気持ちがいいけれど・・
・目標は方針の基に計画を立て、実施し達成度を分析しなくちゃいけない
・管理責任者は、品質システムを最終的にチェックしなくちゃいけない。

そのシステムをルール化するには
やっぱり
マニュアルを作成するのが一番効果的だ。

ただのマニュアルでは意味がない。
使ってなんぼのマニュアルでないと。

・どんなマニュアルにするのか（業務別が部署別か？）
・５Ｗ１Ｈを抜けないように
・とにかく、何回もつくり直す姿勢で・・
・マニュアル作成するアプリケーションを統一する
・図を利用する

ワープロを使った事のない人もいるけれど
やっぱり、メンバー一人一人がつくっていく事に
意味がある。

とにかく次回までには
一度マニュアルを作ってみる

ああ、ワードは嫌い・・
エクセルでやろうっと

 

■業務マニュアルたたき台　（2001年04月21日）

前回から２週間の間にとにかく一度マニュアルをまとめて
みた。
それぞれが、慣れないパソコンに向かい
それなりに、つくってみたが・・
先生からは
「これはどういう意味ですか？」
「なぜ　こうなっているのですか？」
「これでは、要求事項が備わっていませんね」
自分が担当した業務について、厳しいツッコミの連続
撃沈・・・

究極は「これで、本当にいいんですか？
　　　「御社のシステムはこれでいいのですか？」

いいんですか・・と言われても
答えようがない。

でも、これは
先生の心のこもったアドバイスでした。
このシステムがＩＳＯを取得した後も
引き続き定着していく事が必須であること。
これが大切なんだという事を
教えて頂いていたのです。

 

■業務マニュアルの更新その１　（2001年05月02日）

結局
業務毎のマニュアルをつくる事になった。
1.　購買マニュアル（全セクション共通）
2.　営業マニュアル
3.　制作マニュアル
4.　製造マニュアル
5.　ＳＳ部マニュアル

それぞれの業務フローを要求事項と照らし併せていく。
例えば
営業部門なら7.2.1〜
・顧客の要求事項レビューは何に記録しますか？
製造部門なら7.5.1〜
・品質に関わる設備についての管理は？

制作部門なら7.3〜
・アーツでは何が設計開発なのか？
といった具合。

各マニュアルに使用する用語を共通のものにする。
他部門の人が読んで分かりやすいものでないと
意味がない。

毎週のISO会議は、本当に大変・・

 

■業務マニュアル更新その２　−教育−　（2001年05月19日）

マニュアル作成をすすめていく中できってもきれないのが
主語＝担当者
その人がどんな力量を持って、どんな責任と権限なのか。

規格でいうトコロの「教育・訓練」
アーツの品質システムをつかって作成した製品から
不適合を出さない為のしくみの一つ。

・何が出来ないといけないのか＝力量が明確になる
・出来ていないとどうするのか＝教育ｶﾘｷｭﾗﾑが明確になる

う〜ん、なる程。
又これも各業務マニュアルに落とし込む。

一つの業務マニュアルでも数頁に及ぶ事は避けがたい。

 

■品質マニュアルに挑むその３　（2001年06月02日）

あらかじめ、先生から「品質マニュアル」の見本を頂く

今回は見本に沿っての説明
・文書としてのＮＯがいる
・目次がいる
・要求事項の対応表がいる
・ｱｰﾂ品質ｼｽﾃﾑの概要図がいる
・各部門の責任と権限がいる
・是正予防処置
・等々

品質システムの核となる部分を記載するマニュアルの様だ
次回に続く

 

■品質マニュアルに挑むその４　（2001年06月09日）

ＩＳＯ９００１規格の目玉事項と言われる
「データ分析」「是正処置」について詳しく説明がある。

まずは、「データ分析」だ。
アーツの品質システムが効果的・友好的であることを
実証する為にデータ分析を行う。

・誰がどんなデータを収集して分析するのか？
・それは、いつなのか？
・どこで、皆さんに周知されるのか？

アーツのシステムが効果的・友好的であることの実証は
何において行うのがいいか
を意見交換。

次に「是正処置」だ。
是正とは、
・次に同じ問題が発生しない
・根本的な問題にいきあたったかどうか

問題解決能力なのだ・・
どういう手順で是正処置を行うのがいいか
品質管理責任者を中心に意見交換。

この手順は結構大切そうだ・・・

 

■品質マニュアル・業務マニュアルのチェック　（2001年06月16日）

それぞれのマニュアルを総合チェックしていく

とにかく、業務マニュアルを完成する事に集中して
きた為、全体を見渡せていなかった事に気づく。

この辺りで「文書管理」大丈夫かな・・と不安に
なりだす。

文書の広義の意味と狭義の意味・・・
もう一度復習する。
しかし、統括的に管理するフローが出来ていない。

なんとなく、焦り出す・・
予定では７月１０日がシステム開始だ。

 

■品質システム導入直前　（2001年06月30日）

「品質マニュアル」が一冊に
「各業務マニュアル」が一冊に

なんとかカタチになると、喜びもひとしお。
でも本当にこれで運用していけるか
というのは、別問題・・

今はまだプロジェクトメンバーの者しか
ＩＳＯ品質システムを理解できていない。
社員全員に浸透していくには
時間がかかる。
コンサルの先生にもご協力頂いて
社内でＩＳＯ品質システム導入直前に向けての
セミナーを実施する事になる。

出来上がったマニュアルを初めて手にして
みんなは、
「ふ〜ん・・」
といった感じが正直な様子。
日頃やっている事
業務改善された事が
マニュアルに落とし込まれているのは、わかるが
要求事項であるとか
ＩＳＯ独特の用語については
分からなくて当たり前。

いい仕組みが絶えず浸透できるように・・
随時改訂が必要そうだ。

 

■内部監査の講義　（2001年07月07日）

７／１０よりシステム稼働とはなったが、
システムは絶えず変化していくもの。

内部監査についての詳細な説明を受ける。

内部監査というのは
自分の中で問題を見つけてそれを改善できるシクミを指す。

内部監査がうまく機能していれば、
・問題が確実に是正され
・システムが絶えず継続的な改善を遂げる

重要な項目で有ることは間違いない。

７月末に社内内部監査の練習を行う事になった。

今回の講義で
プロジェクトメンバー全員が
内部監査担当者であるという認証書を授かった。
これが、記録になるから大切に保管するとの事。

 

■いよいよ内部監査実施　初日　（2001年07月30日）

７／１０から稼動したシステムが機能しているかどうかの
内部監査実施です。

自分が担当する部署について
質問する項目をチェックリストにまとめてある。
チェックリストの質問項目は
要求事項にも対応していないといけない。
自分以外のセクションの業務について理解していないと
質問ができない。

チェックリスト作成の如何で内部監査機能の善し悪しを
左右するのか・・

とにかく相手にたくさんしゃべってもらわなければならない。

コンサルの先生に付き添ってもらい
こなしていく。

営業なら、レビュー項目や顧客預かり品、製品情報関連
製造なら、検査についてや不適合製品管理
制作なら、レビュー、検証、妥当性確認

「業務内容をカンタンに説明して下さい」
　というのも効果的

にまとを絞って質問していく。
まだ稼動してから、１ヶ月もたっていない為、
キチンとした記録がない。

監査員も慣れていないので、時間がどんどん押していく。
初日が終了したのは、午後１０時を廻っていた。

 

■ああ、内部監査　２日目　（2001年07月31日）

初日の反省を踏まえて
なんとか時間内に終えれるようにペースを上げる。

クロージィングミーティングでは
何が悪かったか？
・準備が万端ではなかった
何の？
・担当する部門業務の認識不足
・チェックリストの作り方が、いまいち
それは？
・要求事項の理解がまだ足りない・・

大丈夫なのか・・・
もう一度　要求事項対訳本とにらめっこ状態の
日々が始まる。

とりあえず、２日間お疲れさまでした。

 

■外部「内部監査」講習に参加する　（2001年08月04日）

プロジェクトメンバーの内、一部で
２日間外部講習に参加する事になった。

実際に審査受ける審査期間から講師の方が派遣され
参加者は、全て同じコンサルの先生に
担当して頂いている同業者の方ばかり。

内容は
・要求事項の復習（これだけで、１日を要した！）
・内部監査の実習

内部監査を実施したばかりで臨んだのは当社だけ。
それだけに内容がスムーズに入ってくる。

スムーズに入ってくるのはいいけれど・・
今までの、要求事項の理解だけでは、とても足りないのじゃないか。
本当に現状のシステムで大丈夫なのか
ますます不安は増すばかり。

２日間の講習を終え
会社へ戻って、再度ミーティング。
外部の刺激をもって温度差が出来てしまっては
やはりよろしくない。

もう一度初心に立ち返って
自分達がつくりあげた、システムに自信を持って
取り組もう。と思い直す。

今年の夏は
例年以上に暑い　いや　熱い！！

 

■もう一度内部監査　（2001年08月24日）

結局
システムの本番稼動は８／１となり
それ以降の記録としての内部監査をもう一度
練習の意味も込めて実施する。

今回は前回の反省点を改善すべく
それぞれに、要求事項も踏まえたチェックリストの作成に
取り組む。

事前準備は、ほぼ完璧（自分たちの中では）！

８／１からの記録やシステムの実施状況では監査する
項目としては不十分だが
それでも　内部監査担当員全員
頑張りました！

システム通りの内部監査実施がほぼ出来たのでは
ないかと思う。

不安が残るのは
問題を解決する為の是正。

プロジェクト発足から山あり谷あり
予備審査まであと１０日をきりました。

ああ　早く涼しい季節になって頂戴〜
もう熱望状態。

 

■初めてのマネジメントレビュー　（2001年09月01日）

アーツのシステムが継続して改善される。
その問題なり改善項目をインプット情報として挙げる

・データ分析の結果
・内部監査の結果
・改善事項提案内容
・外部環境、内部環境の変化についての状況

しかし、現状で挙げられるものは
データ分析の一部と内部監査の結果のみ。

インプット情報を収集するには、やはり現状の
システムでは足りない部分がある。
これを　是正していく。

インプット情報に対してアウトプットを経営者が
出していくスタイル。

それを全て議事録に残す。
議事録はインプットに対してのアウトプットという
記載が良さそうだ。

しかしながら本当に良くできた経営ツールだと痛感する。
ＩＳＯをとる目的ではなく
アーツの経営品質を高める為のシクミとして
考えても、同じ思いだ。

予備審査直前に先生のおさらいがある。
緊張感を持続させるのは結構チカラがいる。

 

■直前対策！予備審査　（2001年09月05日）

予備審査直前に先生からおさらいを受ける

細かい指示をうけて
今回の予備審査に間に合わせるのか
改訂をとるか、決定していく。

審査会社への対応準備も忘れてはいけない。

予備審査の時は先生も立ち会って頂けるそうだ。
心強い！
しかし　「答える事はできません」
そりゃそうでした。

とにかくここまで
やるだけはやった！
どんとこい。
でございます。はい。

 

■いよいよ予備審査　（2001年09月07日）

ついにきました。予備審査
天候はどしゃぶり。
９月の声を聞いた途端　気温は下がり雨模様です。

すすめ方は内部監査の手順と殆ど同じでした。
オープニングミーティングに始まり
各部門担当者に質問をし
クロージングに終わる。

審査員の方曰く
「予備審査は練習ですからね。本審査を受ける会社さんか　ら予備審査して下さい〜という依頼を受けてやるモノだ　から、飲み物でも飲みながら気楽にやりましょう」との　事

じゃあ本審査の時は、もっと緊張するんじゃないの？
ああ本番さながらの練習の方が、いい気がするが。
相手の目をみてゆっくりと堂々と話す。答える。
「こうした方が望ましいんじゃないですか？」
と提案されると
　どうしてもそうかなあ。と直感的に感じてしまう。
なんて素直なわたしたち。

終了後、
一時間程、審査員の方が審査項目をまとめて報告書を
作成して下さる。

その中に、指摘事項があれば確実に本審査までに
是正処置をとる必要がある。

実際には、すぐに是正をとって問題が解決するものと。
今一度考え直した方がよい項目があがった。

とにかく一山は超えた感覚。
本審査まではあと２ヶ月。
その間にもう一度内部監査とマネジメントレビューを
実施する。

ああ　飲みに行きたい〜

 

■再び内部監査　（2001年10月4日）

これで３回目の内部監査実施です。
今回はコンサルの先生もお立ち会い。

前回とは、担当者をガラッと入替、内部監査用のチェックリストも作成し臨みました。

業務内容に加えて、今回は記録を主に確認していく。
印モレや日付のモレ、厳しい目が光ります。
実施時間もポイントをついてこなしていった為
大幅に短縮。

終了後も自発的に報告書にまとめ
これは「指摘じゃないか？ん　やっぱり提案レベルかなあ」と意見もどんどんと出てくる。

先生から一言
「別の会社にきたようですわ〜」
めずらしく、お褒めの一言。
人間褒められると、素直に嬉しい〜

この雰囲気だと、取得に向けての内部監査ではなくて
通常フローの一部としてうまく機能していけそうだ。

内部監査であがった、懸案事項が山ほどあるけど・・

 

■品質保障会議　（2001年10月13日）

全社員出席の品質保障会議です。

議長は品質管理責任者
主にデータ分析の報告、内部監査報告、改善事項や教育訓練、設備についてなど
マネジメントレビューのインプット項目を挙げ、アウトプットを残してゆく。
記録は議事録に残る・・・

実際にデータ分析をしてみると、不良の根本的原因やコストに関わる度合い、顧客満足度が数値で表れるから説得力がある。

それも、現場の担当者が分析をするから
より、今後に反映されやすい。

なかなか、通常のフローで新しく分析をしよう！といっても、出来ないが、ｉｓｏの仕組みを通じて、分析の楽しさを各々感じているようだ。

モノづくりが好きな社員ばかりだから、
自分で作り上げていく仕組みに、楽しさを見いだしている
んじゃないかと思う。

１０月末までに、マニュアルを再度見直して
１１月に入ったら、本審査は目前。

実りの季節にさしかかったところだ。

 

■本審査直前・・　（2001年11月10日）

来週はいよいよ本審査です。

今日はとにかく全社をあげて整理整頓！
マニュアルやら文書記録なども
最終確認です。

今日は暖かくすごしやすい一日。
日曜日をはさんで来週月曜日、本審査当日も
どうか　すごしやすい日となりますように。

あと２日・・
プラス本審査３日

自分たちのやっている事に自信をもって
挑む姿勢あるのみ！

 

■本審査終了〜！！　（2001年11月14日）

とにかく、３日間の審査が終了しました。

結果は、審査期間へ自信をもってご推薦頂けるとの事。

ああああ本当によかった〜
審査員も大変良心的な方々で、これはアタリでした。
答え方まで、アドバイス頂けるのですから・・・

指摘はいくつか頂いたけど
それは、最初から予定されていた事が多く
これからの課題といった感じ・・・

ｉｓｏを通じてまずは、基盤ができた感じです。

今晩は、プロジェクトメンバーとコンサル先生との
打ち上げで〜す。

ああ嬉しい！

 

■認証取得しました！！　（2001年12月5日）

審査機関より
「おめでとうございます」コールを頂きました。

９９．９９９％大丈夫ですよ〜のお返事は頂いていましたが、正式のコールにはやっぱり嬉しいの一言。

翌週には、認証書一式たちが手元にやってくる。

せっかくの取得が無駄にならないように
これからが、大変かなあ。