個人情報の開示等の手続き

株式会社アーツ(以下「当社」といいます。)では、業務において取り扱う個人情報について、ご本人(または正当な代理人)から、個人情報の開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止のお求めをいただいた場合は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)およびJIS Q 15001:2006(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)に則り、以下に定める手続きに従って、合理的な範囲ですみやかに対応いたします。

開示等のお求めにつきましては、以下のとおり書面の郵送にて行っていただきます。また、お求めに対する当社からの回答も書面の郵送によって行います。電話、FAX、メール、直接のご来社、面会等、所定の方法以外でのご請求は受け付けておりませんので、あらかじめご了承ください。

なお、各業務における個人情報の利用目的につきましては、「株式会社アーツ 個人情報保護方針」において公表しており、本公表をもちまして、利用目的の通知とさせていただきます。但し、個別の個人情報について利用目的の通知が必要な場合は、以下の手順にてご請求ください。

1.開示等の請求書の作成

お求めの内容に応じて、所定の請求書(PDFデータ)をダウンロードしていただき、印刷して必要事項をご記入ください。

※PDFデータを開くには、アドビ システムズ社の Adobe Reader が必要です。
 お持ちでない場合はこちらからダウンロードしてください。
※「削除」とは、住所、電話番号等の一部の項目の情報を取り除いて空欄にすることをいいます。
※「消去」とは、対象となる個人情報の一切のデータを削除するほか、個人の特定が可能な情報を削除し
 完全匿名化するなどして、データを個人情報として使えなくすることも含みます。

2.本人確認用書類の準備

個人情報の対象者ご本人であることを確認するために、以下の書類のいずれか1つをご用意ください。

  • 運転免許証の写し
  • 日本国旅券(パスポート)の写し
  • 写真付き住民基本台帳カードの写し
  • 外国人登録証明書の写し
  • 健康保険証の写し
  • 年金手帳の写し

3.代理人による手続きに必要な書類の準備

代理人の方がご請求をされる場合、代理権を確認するための以下の(A)~(C)のいずれか、および(D)の書類をご用意ください。

  • (A)未成年者の法定代理人(親権者を含む)である場合
    • ご本人および代理人を含む戸籍抄本または戸籍謄本(ご請求の日の前3ヶ月以内に作成されたもの)、またはこれらに代わり法定代理人であることを確認できる書類(親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険証の写しも可)
  • (B)成年被後見人の法定代理人である場合
    • 登記事項証明書(ご請求の日の前3ヶ月以内に作成されたもの)
  • (C)委任による代理人である場合
    • 委任状(69KB)(個人情報の対象となるご本人の実印が押されたもの)
      ※PDFデータをダウンロードしていただき、印刷して必要事項をご記入ください。
    • 印鑑登録証明書の原本(委任状に使用されたご本人のもので、ご請求の日の前3ヶ月以内に作成されたもの)
  • (D)代理人ご本人であることを確認するための書類(以下のいずれか1つ)
    • 代理人の運転免許証の写し
    • 代理人の日本国旅券(パスポート)の写し
    • 代理人の写真付き住民基本台帳カードの写し
    • 代理人の外国人登録証明書の写し
    • 代理人の健康保険証の写し
    • 代理人の年金手帳の写し

4.手数料およびその徴収方法

個人情報の開示または利用目的の通知をお求めの場合、個人情報の対象者お1人様につき1回のご請求ごとに手数料500円を申し受けます(当社からの郵送料を含む)。
500円分の定額小為替証書を郵便局の窓口でお求めください。

※当社への郵送料、および定額小為替の発行手数料につきましても、ご請求いただく方のご負担とさせていただきます。
※手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払い(定額小為替証書のご送付)がない場合は、開示等のお求めがなかったものとして対応させていただきます。
※下記(8)で定める理由により開示等のお求めに応じることができなかった場合、その旨を文書にて通知しますが、いただいた手数料は返却いたしません。
※個人情報の内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止のお求めに対しては、手数料をいただきません。
※当社からの通知方法の変更等により手数料を変更させていただく場合があります。

5.郵送による請求書等の送付

上記(1)および(2)(代理人の方がご請求の場合は(3)も含む)の書類、および開示または利用目的の通知をお求めの場合は定額小為替証書を同封のうえ、以下の宛先に簡易書留郵便または配達証明付き書留郵便にてご送付ください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

〒564-0062 大阪府吹田市垂水町 3-10-28
株式会社アーツ 個人情報ご相談窓口
Tel:06-6368-7706

6.当社での本人確認および開示等の対応

お送りいただいた書類をもとに本人確認(代理人によるご請求の場合は、代理権の確認および代理人の本人確認も含む)を行った後、ご請求の内容に関する個人情報の検索、確認、訂正、追加その他の対応をすみやかに行います。

※書類の不備や手数料の不足の通知、本人確認や代理権の確認等のため、請求書にご記入いただきました通知先住所や電話番号、メールアドレスを利用して、ご本人または代理人の方に当社から連絡させていただく場合があります。

7.開示内容や対応結果等の通知

ご請求に必要なすべての書類(開示または利用目的の通知をお求めの場合は手数料も含む)が当社の窓口に届いてから概ね10営業日以内に、開示内容または利用目的や対応結果を書面にまとめ、請求書にご記入いただきました通知先住所宛に簡易書留郵便にてご回答いたします。なお、通知先住所は日本国内に限らせていただきます。
下記(8)で定める理由等により開示等に応じることができなかった場合には、その旨および理由を上記と同じ方法でお知らせします。

8.開示等のお求めに応じることができない場合について

本人確認およびご請求の内容に関する個人情報の検索を行った結果、以下のいずれかに該当する場合は、お求めに応じることができない旨をご回答いたします。

  • 請求書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が一致しないときなど、本人(または代理人本人)が確認できない場合
  • 代理人による請求に際して代理権が確認できない場合
  • お求めの対象の個人情報が当社の管理するデータ上に存在しない場合
  • お求めの対象の個人情報がJIS Q 15001:2006で定める「開示対象個人情報」に該当しない場合
  • ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

※「開示対象個人情報」は、個人情報保護法が規定する「保有個人データ」に相当しますが、消去までの期間を問いません。
※個人情報の消去のお求めに対し、技術的な理由または業務上の理由により応じることができないときは、消去に代えて利用停止の措置を講じる場合があります。

9.開示等のご請求に関してご提供いただいた個人情報の取り扱い

開示等のお求めに伴いご提供いただきました個人情報につきましては、開示等の手続きに必要な範囲でのみ取り扱うものとします。
ご提出いただきました請求書、本人確認用書類および代理権確認用書類は、返却いたしません。手続きが終了してから一定期間が経過した後、適切な方法で廃棄します。

※当社は本籍地の情報を意図的に取得いたしません。本人確認用書類の提出に際し、運転免許証の写しをご提供いただく場合、「本籍」の欄を隠した状態で写しをお取りください。

※この文書を印刷物としてご覧いただいている場合、インターネットでは以下の
 アドレスよりご確認いただけます。
 →http://www.arts-net.co.jp/kaiji.html